Firma elettronica e digitalizzazione dei contratti: i vantaggi per le aziende

di Redazione Commenta

Le digitalizzazione dei contratti rappresenta al giorno d’oggi una validissima alternativa alla gestione tradizionale dei documenti, che soprattutto nell’ultimo anno ha mostrato una serie di limiti particolarmente evidenti. In tempi di Covid, tra smart working e distanziamento sociale, proprio le attività facenti capo al contract management si sono rivelate alquanto complesse da portare avanti perché sono sempre state basate sul contatto diretto tra le parti. Proprio la digitalizzazione dei contratti ha permesso alle aziende più innovative di non trovarsi in grandi difficoltà e anzi, di riuscire a portare avanti le proprie pratiche senza rallentamenti o interruzioni.

Naturalmente, per raggiungere una completa smaterializzazione dei documenti è necessario adottare software di ultima generazione e affidarsi ad un servizio di firma elettronica certificato e serio. Senza tali strumenti, sarebbe impossibile raggiungere un livello di digitalizzazione ottimale.

Digitalizzazione dei contratti: i vantaggi per le aziende

Vediamo però adesso quali sono i vantaggi di questa alternativa, sempre più gettonata dalle aziende italiane.

Gestione dei contratti da qualsiasi dispositivo

La digitalizzazione dei contratti presenta un primo innegabile vantaggio legato alla comodità di poter gestire ogni documento da qualsiasi dispositivo e da ogni luogo. A differenza di quelli cartacei infatti, i contratti digitali si possono scambiare per via telematica e leggere da smartphone, PC, tablet ma non solo. Si possono avere sempre a disposizione, in modo da poterli consultare con agilità anche quando ci si trova al di fuori dell’ufficio.

Riduzione degli sprechi di carta

Al giorno d’oggi l’attenzione nei confronti dell’ambiente sta diventando di primaria importanza anche all’interno delle aziende, specialmente nelle realtà che intendono definirsi green. Non solo però: la carta comporta anche una spesa non indifferente per le aziende, che digitalizzando i documenti possono andare incontro ad un risparmio davvero significativo.

Maggior soddisfazione del cliente

La soddisfazione del cliente è spesso una priorità per l’azienda, che deve cercare di fidelizzare i consumatori offrendo un servizio all’altezza delle aspettative. È stato ormai ampiamente dimostrato quanto tale aspetto sia importante, non solo per l’immagine in sé dell’azienda ma anche dal punto di vista dei guadagni effettivi. Investire nella soddisfazione del cliente è sempre un’ottima idea perché il ritorno, anche in termini economici, è assicurato. La digitalizzazione dei contratti non può che essere vista di buon occhio dai consumatori e dai partner, in quanto permette loro di risparmiare tempo e di gestire i propri documenti in modo più semplice ed intuitivo.

Il ruolo della firma elettronica nei contratti digitali

Come abbiamo accennato, per passare ad una digitalizzazione dei contratti in azienda è necessario non solo dotarsi di un buon software gestionale ma anche di un servizio di firma elettronica certificato e serio. Sarebbe infatti del tutto inutile avere documenti in formato digitale che però devono essere stampati per ricevere l’autenticazione mediante firma autografa.

Anche da questo punto di vista però oggigiorno esistono soluzioni studiate ad hoc per le diverse realtà aziendali, in grado di integrarsi perfettamente ai software già in uso rendendo qualsiasi operazione decisamente più semplice ed intuitiva. La firma elettronica rappresenta il futuro e questo moltissime aziende italiane lo hanno già capito.

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